CIKGU ONLINE – “Klasifikasi Fail Sekolah Terkini” ini hadir sebagai panduan komprehensif bagi semua warga pendidik dalam menguruskan fail di sekolah.
Ia merupakan satu ikhtiar untuk meningkatkan kecekapan dan keseragaman dalam pengurusan rekod, seterusnya menyumbang kepada pencapaian matlamat pendidikan negara.
Dilengkapi dengan kategori dan subkategori yang terperinci, ia membantu guru dan pentadbir menyimpan, mencari, dan merujuk maklumat dengan mudah dan sistematik.
Klasifikasi Fail Sekolah Terkini
Klasifikasi fail sekolah merangkumi pelbagai kategori utama:
A. Pentadbiran
Kategori ini melibatkan aspek pengurusan dan pentadbiran sekolah secara menyeluruh.
- A1 Perundangan dan Peraturan Fail di bawah kategori ini mengandungi dokumen perundangan dan peraturan yang berkaitan dengan operasi sekolah, seperti Akta Pendidikan, Peraturan-Peraturan Pendidikan, Surat Pekeliling Ikhtisas, dan pekeliling-pekeliling lain yang berkaitan. Dokumen-dokumen ini merupakan rujukan utama dalam membuat keputusan dan melaksanakan tugasan di sekolah.
- A2 Organisasi dan Pengurusan Kategori ini merangkumi struktur organisasi sekolah, carta organisasi, fail jawatankuasa, minit mesyuarat, dan laporan tahunan. Maklumat-maklumat ini penting dalam memahami struktur dan fungsi sekolah, serta memantau prestasi dan pencapaian sekolah.
- A3 Pengurusan Kewangan Fail-fail di bawah kategori ini berkaitan dengan pengurusan kewangan sekolah, termasuk anggaran belanja sekolah, penyata kewangan, baucar bayaran, dan rekod-rekod berkaitan kewangan. Pengurusan kewangan yang sistematik dan telus amat penting dalam memastikan kelestarian dan ketelusan operasi sekolah.
- A4 Pengurusan Aset Kategori ini melibatkan pengurusan aset sekolah, seperti inventori aset sekolah, rekod pembelian, rekod penyelenggaraan, dan rekod pelupusan aset. Pengurusan aset yang efektif dapat memastikan aset sekolah digunakan dengan optimum dan terpelihara dengan baik.
- A5 Pengurusan Pejabat Kategori ini merangkumi aspek pengurusan pejabat, seperti pengurusan surat menyurat, sistem fail, pengurusan stor, dan penggunaan peralatan pejabat. Pengurusan pejabat yang cekap dapat meningkatkan produktiviti dan kecekapan pentadbiran sekolah.
B. Kurikulum
Kategori ini memfokuskan kepada aspek kurikulum dan pengajaran di sekolah.
- B1 Perancangan Kurikulum Fail-fail di bawah kategori ini mengandungi dokumen perancangan kurikulum, seperti Rancangan Pengajaran Tahunan (RPT), Rancangan Pengajaran Harian (RPH), dan takwim persekolahan. Perancangan kurikulum yang sistematik penting bagi memastikan proses pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan lancar.
- B2 Penilaian dan Peperiksaan Kategori ini merangkumi semua aspek penilaian dan peperiksaan, seperti jadual peperiksaan, analisis keputusan peperiksaan, rekod pencapaian pelajar, dan laporan peperiksaan. Penilaian dan peperiksaan yang berkesan dapat memberi maklum balas tentang keberkesanan pengajaran dan pembelajaran.
- B3 Bahan Bantu Mengajar (BBM) Kategori ini melibatkan pengurusan Bahan Bantu Mengajar (BBM), termasuk rekod BBM, katalog BBM, dan panduan penggunaan BBM. Penggunaan BBM yang berkesan dapat meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran.
- B4 Kokurikulum Fail-fail di bawah kategori ini berkaitan dengan aktiviti kokurikulum, seperti rekod aktiviti kokurikulum, penyertaan pelajar, dan pencapaian dalam aktiviti kokurikulum. Aktiviti kokurikulum penting dalam pembangunan sahsiah dan kemahiran insaniah pelajar.
C. Hal Ehwal Murid
Kategori ini memfokuskan kepada pengurusan dan kebajikan murid.
- C1 Maklumat Murid Fail di bawah kategori ini mengandungi rekod peribadi murid, borang kemasukan, dan rekod kesihatan. Maklumat murid yang lengkap dan kemas kini amat penting dalam pengurusan dan pemantauan murid.
- C2 Kedatangan Murid Kategori ini merangkumi rekod kehadiran, rekod ketidakhadiran, dan surat amaran. Pemantauan kedatangan murid penting bagi memastikan murid hadir ke sekolah dan mendapat pendidikan yang sepatutnya.
- C3 Disiplin Murid Fail-fail di bawah kategori ini berkaitan dengan disiplin murid, seperti rekod salah laku, tindakan disiplin, dan rekod kaunseling. Pengurusan disiplin yang adil dan berkesan dapat mewujudkan persekitaran pembelajaran yang kondusif.
- C4 Kebajikan Murid Kategori ini melibatkan rekod bantuan, biasiswa, dan program kebajikan yang disediakan untuk murid. Program kebajikan murid penting dalam membantu murid yang memerlukan dan memastikan kesejahteraan mereka.
D. Staf
Kategori ini khusus untuk pengurusan staf sekolah.
- D1 Maklumat Staf Fail di bawah kategori ini mengandungi rekod peribadi staf, surat lantikan, dan rekod perkhidmatan. Maklumat staf yang lengkap dan kemas kini penting dalam pengurusan sumber manusia di sekolah.
- D2 Kehadiran Staf Kategori ini merangkumi rekod kehadiran, rekod cuti, dan rekod tugas rasmi. Pemantauan kehadiran staf penting bagi memastikan staf melaksanakan tugas dengan bertanggungjawab.
- D3 Latihan dan Pembangunan Staf Fail-fail di bawah kategori ini berkaitan dengan latihan dan pembangunan staf, seperti rekod kursus, bengkel, dan program pembangunan profesional. Latihan dan pembangunan staf penting dalam meningkatkan kompetensi dan profesionalisme staf.
E. Perhubungan Luar
Kategori ini merangkumi interaksi dan komunikasi sekolah dengan pihak luar, seperti ibu bapa, komuniti, dan agensi kerajaan.
- E1 PIBG Fail-fail di bawah kategori ini berkaitan dengan Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG), seperti minit mesyuarat PIBG, aktiviti PIBG, dan rekod kewangan PIBG. Kerjasama yang erat antara sekolah dan PIBG penting dalam meningkatkan kualiti pendidikan dan kebajikan murid.
- E2 Komuniti Kategori ini melibatkan program kerjasama dengan komuniti, rekod lawatan, dan surat menyurat dengan pihak luar. Penglibatan komuniti dalam aktiviti sekolah dapat meningkatkan sokongan dan kerjasama antara sekolah dan komuniti.
- E3 Agensi Kerajaan Fail di bawah kategori ini mengandungi surat menyurat dengan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD), dan agensi-agensi kerajaan yang lain. Komunikasi yang efektif dengan agensi kerajaan penting dalam memastikan sekolah mendapat sokongan dan bimbingan yang diperlukan.
F. Kegunaan Lain-lain
Kategori ini merangkumi fail-fail yang tidak tergolong dalam kategori lain, seperti fail aktiviti khusus, projek inovasi, dan sebagainya.
G. Fail Tidak Aktif
Kategori ini merupakan tempat penyimpanan sementara bagi fail-fail yang telah ditutup tetapi masih perlu disimpan untuk rujukan pada masa hadapan. Fail-fail dalam kategori ini akan disimpan mengikut tempoh simpan yang ditetapkan sebelum dilupuskan.
Download Klasifikasi Fail Sekolah
Penutup
Itulah “Klasifikasi Fail Sekolah Terkini” yang diharap dapat memberi panduan yang lengkap dan komprehensif kepada semua sekolah di Malaysia. Penggunaan sistem klasifikasi fail yang seragam dan terkini ini diharapkan dapat meningkatkan kecekapan pengurusan rekod di sekolah, seterusnya menyumbang kepada peningkatan kualiti pendidikan di negara ini. Sistem klasifikasi fail ini bukan sahaja memudahkan proses penyimpanan, carian, dan rujukan maklumat, tetapi juga memastikan keselamatan dan kerahsiaan maklumat.
